Ile kosztuje wdrożenie Microsoft 365 w małej firmie w 2026

Co miesiąc

1. Licencje Microsoft 365

Microsoft podaje ceny dla Polski w euro, netto, za użytkownika miesięcznie. Kwoty w złotych to przeliczenie po średnim kursie NBP z 20 października 2026 (1 EUR = 4,3716 zł); na fakturze kurs i cena zależą od sprzedawcy.

• Microsoft 365 Business Basic

  poczta, Teams, OneDrive i SharePoint, aplikacje tylko w przeglądarce

  6,07 € (ok. 26,54 zł)

• Microsoft 365 Business Standard

  to samo plus aplikacje Office na komputerze

  12,13 € (ok. 53,03 zł)

• Microsoft 365 Business Premium

  plus Intune, Defender i Entra ID P1, czyli zarządzanie urządzeniami i ochrona kont

  19,06 € (ok. 83,32 zł)

• Microsoft 365 Copilot (dodatek dla firm)

  do 31.12.2026 w promocji 15,60 € za pierwszy rok, dla obecnych klientów Microsoft 365

  18,20 € (ok. 79,56 zł)

• Microsoft 365 E3

  dla firm powyżej 300 użytkowników albo z wymaganiami korporacyjnymi

  37,78 € (ok. 165,16 zł)

Ceny dotyczą umowy rocznej. Przy zobowiązaniu miesięcznym są o około 20% wyższe, na przykład Business Premium kosztuje wtedy 22,87 €.

Istnieją też wersje bez Teams, tańsze o kilka euro (Business Basic 4,67 €, Business Premium 16,28 €).

Jednorazowo

2. Jednorazowa praca: migracja i konfiguracja

Tu ceny różnią się najbardziej, bo firmy liczą je w różny sposób: za skrzynkę, pakietem albo godzinowo. Widełki pochodzą z 18 publicznych cenników. Kwoty bez dopisku „netto” pochodzą z cenników, które nie podają statusu VAT.

• Migracja poczty, za skrzynkę

  zwykle bez konfiguracji domeny, zabezpieczeń i szkolenia

  od 99 do 200 zł

• Pakiet migracji dla 15 do 20 osób

  pakiety dla 5 skrzynek zaczynają się od kilkuset złotych

  od 2 500 do 2 900 zł netto

• Konfiguracja środowiska, domeny i DNS

  bez przenoszenia danych

  od 500 do 1 900 zł netto

• Licencja narzędzia do migracji

  część firm dolicza ją osobno

  ok. 25 zł netto za skrzynkę

• Wdrożenie Intune (zarządzanie komputerami)

  szacunek jednej firmy; ceny za urządzenie nikt nie publikuje

  od 8 000 do 15 000 zł dla 30 osób

• Wdrożenie Copilota albo warsztat

  warsztat zwykle dla grupy do 12 osób

  od 4 900 do 5 000 zł

Często pomijane

3. Koszty, o których łatwo zapomnieć

Przy porównywaniu ofert warto sprawdzić, czy te pozycje są w cenie, czy pojawią się później.

• Kopia zapasowa Microsoft 365 (narzędzie zewnętrzne)

  kosz Microsoft 365 przechowuje usunięte dane tylko przez ograniczony czas

  ok. 88,53 zł netto za użytkownika rocznie

• Natywna kopia Microsoft 365 Backup

  płatne od ilości danych, nie od osoby

  0,15 $ za GB miesięcznie

• Duże skrzynki i archiwa PST

  skrzynki po kilkanaście GB często wyceniane osobno

  od 100 do 250 zł za użytkownika

• Szkolenie zespołu

  bez szkolenia część funkcji nigdy nie zostaje użyta

  ok. 4 900 zł netto za grupę

• Dojazd do biura

  przy pracy na miejscu

  od 1,50 do 3 zł za km

Po wdrożeniu

4. Opieka po wdrożeniu

Po migracji ktoś musi zakładać konta, zmieniać uprawnienia i pilnować bezpieczeństwa.

• Abonament IT za stanowisko

  zwykle z limitem godzin

  od 100 do 279 zł netto miesięcznie

• Abonament ryczałtowy dla małej firmy

  zależnie od liczby osób i zakresu

  od 500 do 8 000 zł netto miesięcznie

• Stawka godzinowa informatyka

  specjaliści od bezpieczeństwa i AI: od 350 zł wzwyż

  od 180 do 300 zł netto

• Własny pracownik IT na etacie

  brutto, według publicznych wyliczeń firm IT

  ok. 12 600 do 20 000 zł miesięcznie

Przykładowe wyliczenie

Przykład: firma 20 osób przechodzi z Google Workspace

Wyliczenie poglądowe, oparte na cenach z tabel powyżej, przy Business Premium i umowie rocznej:

• Licencje Business Premium, 20 osób

  20 × 19,06 € po kursie NBP z 20.10.2026

  ok. 1 666 zł netto miesięcznie

• Kopia zapasowa

  20 × 88,53 zł rocznie

  ok. 148 zł netto miesięcznie

• Migracja i konfiguracja

  zależnie od ilości danych i tego, co obejmuje oferta

  od 2 500 do 4 000 zł jednorazowo

Najwięcej kosztują zwykle nie licencje, tylko rzeczy pominięte w ofercie: bezpieczne logowanie, kopie zapasowe, porządek w uprawnieniach przed Copilotem. Dobra oferta wymienia je z nazwy.

Lista kontrolna

Co sprawdzić w ofercie, zanim się ją podpisze

1. Czy cena obejmuje konfigurację domeny i DNS, a nie tylko przeniesienie poczty.

2. Czy każde konto dostaje uwierzytelnianie wieloskładnikowe od pierwszego dnia.

3. Co dzieje się z dużymi skrzynkami i archiwami PST.

4. Czy jest kopia zapasowa i kto za nią płaci.

5. Czy ktoś sprawdza uprawnienia do plików, zanim zostanie włączony Copilot.

6. Kto opiekuje się środowiskiem po wdrożeniu i ile to kosztuje miesięcznie.

Nasze ceny

Ceny 3DH Consulting

Dla porównania ceny wyjściowe netto 3DH Consulting; ostateczną kwotę ustalamy na piśmie przed startem. Licencje Microsoft rozliczane są osobno.

• Migracja do Microsoft 365, do 20 osób

  poczta, pliki i Teams, bezpieczne logowanie, domena i DNS

  od 3 900 zł

• Audyt Microsoft 365 i gotowości na AI

  kwota odliczana od dalszej współpracy

  od 2 500 zł

• Wdrożenie Copilota, do 15 osób

  z porządkiem w uprawnieniach i dniem szkolenia

  od 3 900 zł

• Zewnętrzny dział IT i AI

  sześć miesięcy, firma 20 osób

  od 7 500 zł miesięcznie