KSeF już działa. Twój zespół już z nim walczy. Skończmy z tym w tym miesiącu.
Obowiązkowy KSeF wszedł w życie 1 kwietnia dla czynnych podatników VAT (1 lutego dla największych firm). Każda faktura VAT wystawiona przez polską firmę przechodzi teraz przez centralny rejestr, a biura rachunkowe biorą na siebie operacyjny ciężar dla setek klientów jednocześnie. Ręczne ponowne wysyłki. Nieudane walidacje XML. Klienci dzwoniący z pytaniem, dlaczego ich faktura nie dotarła. 3DH realizuje 4-tygodniowy sprint naprawczy, który zatrzymuje codzienne gaszenie pożarów: tenant Microsoft 365 przebudowany pod KSeF, intake zautomatyzowany, workflow JPK CIT skonfigurowany, zespół przeszkolony po polsku. Biura, które uporządkowały to wiosną, utrzymały marżę. Te, które wciąż poprawiają zgłoszenia ręcznie, tracą klientów teraz, a JPK CIT dochodzi na wierzch.
Objawy wdrożenia KSeF, które już rozpoznajesz
Nieudane walidacje każdego ranka
Strukturyzowany XML nie wybacza błędów. Brakujące pola, niepoprawne numery NIP, źle wpisane dane kontrahentów. Twój zespół ręcznie poprawia każde i ponownie wysyła przez centralny rejestr. To godziny dziennie przez następny rok, jeżeli nic się nie zmieni.
JPK CIT obok
Strukturyzowane raportowanie CIT to druga fala. Te same dane, inny format, inne okno przesyłania. Biura, które zautomatyzują intake, klasyfikację i walidację, utrzymają marżę. Te, które uzgadniają ręcznie, już ją tracą.
Klienci dzwoniący co godzinę
CEO polskich MŚP zatrudniających 5-50 osób nie czytają specyfikacji Ministerstwa Finansów. Dzwonią do Ciebie, żeby zapytać, dlaczego ich faktura nie dotarła. Biuro, które absorbuje to jednym spokojnym procesem, utrzymuje relację. Biuro, które panikuje, już ich traci.
Co dostarczamy, tydzień po tygodniu
- Tydzień 1
Audyt obecnej rzeczywistości KSeF
Spędzamy dwa dni z Twoim zespołem i obserwujemy faktyczny przepływ pracy. Gdzie pojawiają się ręczne ponowne wysyłki, które konta klientów powodują najwięcej błędów, które walidacje wciąż się nie udają. Baseline tożsamości, higiena skrzynek pocztowych, struktura SharePoint dla folderów klientów, Teams skonfigurowany dla biura. Przegląd licencji Copilot i optymalizacja CSP, jeżeli jeszcze nie migrowałeś.
- Tydzień 2
Automatyzacja intake i pipeline walidacji
Wdrażamy pipeline intake faktur: monitorowanie wspólnej skrzynki klienta, ekstrakcja PDF i XML, walidacja danych strukturalnych pod wymagania KSeF przed wysyłką, anomalie kierowane do przeglądu człowieka z oznaczonym brakującym polem. Polski język w całym procesie. Zbudowane na Microsoft 365 z rozumowaniem Claude w częściach, które Copilot nie obsługuje.
- Tydzień 3
Workflow JPK CIT i szkolenie zespołu
Workflow strukturyzowanego raportowania CIT skonfigurowany przed następnym oknem przesyłania. Szkolenie adopcyjne po polsku dla każdej roli: księgowi, asystenci, partner. Dokumenty SOP napisane dla praktyki. Prompty Copilot, które działają dla Twojej konkretnej bazy klientów.
- Tydzień 4
Przekazanie i konfiguracja abonamentu
Uruchamiamy system na rzeczywistych danych klientów przez tydzień z Tobą na połączeniu. Dokumentujemy wszystko. Konfigurujemy miesięczny abonament, który utrzymuje to w działaniu, śledzi zmiany specyfikacji KSeF z Ministerstwa Finansów i dodaje następny workflow, kiedy jesteś gotowy.
Stała cena, wyceniona dla waszej firmy w jednej rozmowie.
Cena jest u nas rozmową, nie tabelą. Każda firma ma inny zasób dokumentów, inny wolumen i inną część pracy, którą chce zatrzymać u siebie, więc sprint wyceniamy indywidualnie i zapisujemy stałą cenę przed rozpoczęciem prac: 50% na starcie, 50% przy odbiorze, plus opcjonalny miesięczny abonament obejmujący śledzenie specyfikacji KSeF, przegląd obiegu i wsparcie po polsku z odpowiedzią w 24 godziny.
Licencje Microsoft 365 rozliczane są osobno przez nasz CSP, a optymalizacja ich doboru wchodzi w zakres sprintu bez dodatkowych kosztów. Zakres ustalamy w pierwszych 30 minutach rozmowy, nie po płatnej analizie.
O co ludzie naprawdę pytają przy KSeF
Kogo obowiązuje KSeF i od kiedy?
Obowiązek objął od 1 lutego 2026 roku firmy, których sprzedaż w 2024 roku przekroczyła 200 milionów złotych, a od 1 kwietnia 2026 roku wszystkich pozostałych. Dla zwykłych czynnych podatników VAT nie został już żaden próg zwalniający.
Co naprawdę psuje się przy wdrożeniu KSeF?
Nie oprogramowanie. Praktycy opisujący wdrożenie zgodnie wskazują organizację pracy: kto ma jakie uprawnienia i przyzwyczajenia, których nigdy nie spisano. Źle ustawione uprawnienia dają dwa typowe skutki: pracownik w ogóle nie może wystawić faktury albo ma dostęp do danych firmy znacznie szerszy, niż powinien.
Jak przygotowany był rynek?
Gdy system stał się obowiązkowy, gotowych było około 15 do 20 procent firm. Sześćdziesiąt dziewięć procent biur rachunkowych nie rozpoczęło przygotowań, a 73 procent spodziewało się większego obciążenia operacyjnego w pierwszym kwartale 2026 roku.
Czy KSeF obsługuje akceptacje?
Nie. KSeF jest centralnym repozytorium do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych. Nie ma wbudowanej funkcji akceptacji, więc obieg dokumentów i zatwierdzanie zostają po stronie waszych procedur. Właśnie tam siedzi dziś większość pracy ręcznej.
Czy potrzebuję nowego oprogramowania?
Często nie. Jeśli już płacicie za Microsoft 365, obieg akceptacji, rejestr i ślad audytowy da się zbudować na licencjach, które macie. Faktura i tak trafi do KSeF; pytanie brzmi, co się z nią dzieje wewnątrz firmy potem.
Skończ z gaszeniem pożarów. Zacznij działać.
Przyjmujemy jedno biuro rachunkowe miesięcznie, aby utrzymać wysoką jakość dostarczania. Pierwszy tydzień każdego miesiąca. Jeżeli Twoja praktyka ma 8 do 50 pracowników, a Twój zespół wciąż ręcznie poprawia zgłoszenia KSeF, powinniśmy porozmawiać w tym tygodniu.
Umów 20-minutową rozmowę