Como a 3DH trata os seus dados quando lhe envia um email

Pedro Bandeira Duarte dos Santos, com o nome comercial 3DH Consulting, empresário em nome individual registado na Polónia (CEIDG) e sediado em Varsóvia. NIP PL5213562807, REGON 142346889. A 3DH Consulting é a responsável pelo tratamento dos dados descritos nesta página. Contacto: pedro@3dhconsulting.com.

• O seu nome, o seu cargo na empresa e o endereço de email profissional para onde escrevemos.
• Se esse endereço podia receber emails quando o verificámos.
• O nome, a localização e o site da empresa.
• Factos sobre o site público da empresa, por exemplo se aceita marcações online, se tem formulário de contacto, se funciona bem no telemóvel ou se usa uma ligação segura, e como se compara com os sites públicos de outras empresas do mesmo tipo na mesma zona.
• A página onde encontrámos o seu endereço e a data em que a lemos.
• Os emails que lhe enviámos e a sua resposta, se responder.
• Se abrir o link para o nosso site num dos nossos emails: que o link desse email foi aberto, que páginas do nosso site foram vistas a seguir e durante quanto tempo. O link leva um código aleatório curto, que nos diz de que email veio e nada sobre si. Usamo-lo apenas para perceber que emails são úteis, nunca para lhe escrever sobre a visita.

Mais nada. Nenhum dado sensível e nenhuma lista comprada.

Do site público da sua empresa. Só usamos um nome e um endereço quando o site os publica; nunca adivinhamos um endereço nem o construímos a partir de um nome. A lista de empresas vem do OpenStreetMap, um mapa público, e a idade do domínio do site vem do registo público de domínios.

Para oferecer um serviço de criação de sites a empresas cujo site público mostra algo em que podemos ajudar. O fundamento jurídico é o nosso interesse legítimo em oferecer os nossos serviços a empresas (artigo 6.º, n.º 1, alínea f), do RGPD). Ponderámos esse interesse face aos seus: usamos apenas um endereço profissional publicado para contactos comerciais, escrevemos apenas sobre o site público da sua empresa, enviamos no máximo três emails, cada email permite pôr fim aos envios e, se não responder, apagamos as nossas notas de pesquisa sobre si no prazo de 90 dias. Se alguma destas condições deixar de se verificar, deixamos também de ter razão para guardar os seus dados.

Em Portugal, o envio do próprio email tem ainda o fundamento explicado na secção 11.

Pode opor-se a qualquer momento, gratuitamente, à utilização dos seus dados para marketing direto (artigo 21.º do RGPD). Basta responder «não» a qualquer um dos nossos emails ou usar o link que cada um traz. A oposição produz efeitos no próprio dia, e não voltamos a entrar em contacto consigo, de nenhum endereço e por nenhum motivo, a não ser para lhe responder. Para o garantir, guardamos o seu endereço de email transformado num código irreversível (um hash), a partir do qual não é possível reconstituir o endereço.

No máximo três: um primeiro email e dois lembretes curtos. Paramos depois do terceiro, ou assim que responder ou se opuser, ou se um email for devolvido, e o seu endereço entra então, de forma definitiva, na nossa lista de endereços a não contactar.

Se não responder, as notas de pesquisa que fizemos sobre si são apagadas 90 dias depois do nosso último email, e fica apenas o hash referido na secção 5. A partir daí, uma visita feita através de um dos nossos links deixa de poder ser associada a si. Os emails que lhe enviámos, a sua resposta, se responder, e o breve registo de ambos no nosso sistema de gestão de clientes são guardados como correspondência comercial durante 24 meses após o último contacto, como na nossa política de privacidade geral, salvo se acabarmos por trabalhar juntos. A pesquisa sobre empresas que nunca contactámos é apagada ao fim de 180 dias.

• Zoho Corporation B.V. (Países Baixos), o nosso fornecedor de email, que envia os nossos emails e os guarda, com as respostas, nos seus centros de dados na UE.
• O nosso sistema de gestão de clientes, alojado por nós.
• Vercel Inc. e Supabase Inc., que alojam o nosso site e os registos de visita, como explica a nossa política de privacidade geral.
• Bouncer Sp. z o.o. (Wrocław, Polónia), que verifica, antes de escrevermos, se o endereço de email profissional pode receber emails. Recebe apenas o endereço, trata-o na UE (Frankfurt) e apaga-o no prazo de 60 dias.
• Anthropic (na UE, os clientes contratam com a Anthropic Ireland, Limited), cujo modelo de IA nos ajuda a ler o site público da sua empresa e a redigir o nosso email. Vê as páginas públicas desse site, como qualquer visitante, e os factos que registámos sobre a empresa; somos nós que acrescentamos ao email o seu nome e o seu endereço. Trata os dados nos Estados Unidos ao abrigo das cláusulas contratuais-tipo da UE e, nos termos das condições comerciais da Anthropic, não os usa para treinar os seus próprios modelos.

Não vendemos os seus dados nem os partilhamos com mais ninguém, salvo quando a lei o exija.

Usamos software para comparar sites públicos e escolher a que empresas escrever. Esse software não toma nenhuma decisão que produza efeitos na sua esfera jurídica ou que o afete significativamente de forma similar.

Pode pedir o acesso aos seus dados, a sua retificação ou o seu apagamento, ou a limitação do seu tratamento. Basta escrever para pedro@3dhconsulting.com. Tem também o direito de apresentar reclamação à autoridade de controlo polaca, o Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Varsóvia.

Se vive ou trabalha em Portugal, ou se a alegada infração ocorreu em Portugal, pode também apresentar reclamação à Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD), Av. D. Carlos I, 134, 1.º, 1200-651 Lisboa, ou através do site da CNPD.

A quem escrevemos. Em Portugal, escrevemos apenas para o endereço de email geral de uma empresa que seja pessoa coletiva (sociedade por quotas, incluindo a unipessoal, ou sociedade anónima), por exemplo geral@ ou info@, publicado no próprio site da empresa. O email é dirigido à empresa. Nunca escrevemos para o endereço de uma pessoa concreta nem para empresários em nome individual.

O que guardamos. A denominação da empresa, o NIPC e o endereço geral para onde escrevemos. O resto é o que a secção 2 descreve: se o endereço podia receber emails quando o verificámos, os factos sobre o site público, a página onde encontrámos o endereço e a data em que a lemos, os emails enviados, a resposta, se houver, e o registo da visita, se o link de um email for aberto. Não procuramos dados pessoais de ninguém.

De onde vêm. Do próprio site da empresa, onde estão publicados o endereço geral, a denominação e o NIPC, e do VIES, o serviço da Comissão Europeia que valida números de IVA, onde confirmamos a denominação registada quando o número lá consta.

Com que fundamento. O tratamento assenta no interesse legítimo descrito na secção 4. O envio do email é feito ao abrigo do artigo 13.º-A, n.º 2, da Lei n.º 41/2004, de 18 de agosto, na redação da Lei n.º 46/2012, de 29 de agosto, que permite comunicações não solicitadas para fins de marketing direto a pessoas coletivas até que estas recusem futuras comunicações e se inscrevam na lista da Direção-Geral do Consumidor (DGC). Respeitamos qualquer recusa, quer nos seja feita diretamente, quer através dessa lista.

A lista da DGC. Antes de cada email, lembretes incluídos, confirmamos que a empresa não consta da lista de pessoas coletivas que se opõem à receção de comunicações não solicitadas para fins de marketing direto, mantida pela DGC (artigo 13.º-B, n.ºs 2 e 5, da mesma lei). Qualquer empresa pode inscrever-se nessa lista, gratuitamente, através do formulário eletrónico da DGC (artigo 13.º-B, n.ºs 3 e 4).

Como recusar. Basta responder «não» a qualquer um dos nossos emails (ou dar qualquer outra resposta que diga que a empresa não quer receber mais, como «não temos interesse» ou «removam-nos») ou usar o link «cancelar a subscrição» que cada email traz. A recusa produz efeitos no próprio dia e a empresa não volta a receber emails nossos.

Quem trata os dados e durante quanto tempo. Como nas secções 7 e 8: os emails ficam na Zoho, na UE, e no nosso sistema de gestão de clientes, alojado por nós, e os registos de visita no alojamento do nosso site. A Bouncer verifica, antes de escrevermos, se o endereço pode receber emails, e apaga-o no prazo de 60 dias; a Anthropic ajuda-nos a ler o site público da empresa e a redigir o nosso email. Os restantes prazos são os da secção 7.