Faturas e contratos têm de ficar arquivados dez anos em Portugal, mas a contagem só começa no fim do ano fiscal a que pertencem, não na data do documento.
Why It Matters
Uma fatura de janeiro de 2026 conta, para efeitos de arquivo, como documento de 2026: o prazo de conservação só arranca a 31 de dezembro de 2026 e só termina a 31 de dezembro de 2036. O inverso também é verdade e é onde mora o risco -- documentos do exercício de 2015 já ultrapassaram os dez anos a 31 de dezembro de 2025, e continuar a guardá-los, sobretudo se identificam clientes ou trabalhadores, deixa de ter base legal ao abrigo do RGPD.
What To Do About It
Reveja o arquivo da contabilidade por exercício fiscal, não por data de emissão, e separe o que pertence a 2015 ou anos anteriores: o que já não tem obrigação de conservação e contém dados pessoais deve ser eliminado ou anonimizado este trimestre, não deixado para a auditoria seguinte.
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