Las herramientas que necesita, sobre las licencias que ya paga
Proyecto de referencia · cliente y sector sin identificar a propósito
Qué la frenaba
Una empresa de unas treinta personas, cargada de documentos, creciendo. Carpetas compartidas, hojas de cálculo y correo, hasta que el trabajo manual les alcanzó: aprobaciones paradas cuando alguien estaba fuera, tres hojas copiadas entre sí cada semana, una carpeta por la que nadie sabía moverse.
Qué construimos
- Flujos de aprobación que antes eran cadenas de correos.
- Un registro que convirtió el caos de las carpetas compartidas en algo con búsqueda.
- Registros que siguen el trabajo sin que nadie mantenga una hoja de cálculo.
- Formularios y asistencia de IA, para que el archivo repetitivo lleve minutos.
Todo sobre licencias que ya tenían. No se compró software nuevo.
Cómo se ve
Una de las herramientas comprueba si un data room de due diligence contiene lo que la disclosure letter dice que contiene. Compara por el contenido de cada archivo y no por el nombre, y lee fechas dentro de los escaneos. Al día siguiente de entrar en producción, el responsable del cliente hizo cinco comparaciones él mismo y tuvo las cinco respondidas ese día.
La segunda nació de una nota de voz un lunes por la mañana: ¿los números de parcela de esta solicitud cuadran con las tablas y los anexos? Esa tarde ya funcionaba. En su primera pasada por expedientes reales encontró un error que nadie había visto, una parcela registrada dos veces.
Un problema por la mañana, una herramienta funcionando por la tarde, y dos semanas después la usan sin nosotros.
Preguntas que me hacen
¿Necesito software nuevo para esto?
Normalmente no. La mayoría de las empresas de 20 a 150 personas ya paga licencias Microsoft 365 que incluyen la automatización y la gestión documental que necesitan, y usa una fracción. Nada de lo anterior exigió una suscripción nueva.
¿Cuánto tarda una de estas herramientas?
Días, cuando la herramienta es estrecha. El verificador de permisos de arriba pasó de nota de voz un lunes por la mañana a funcionar esa misma tarde.
¿Qué es lo más difícil de una implantación así?
No la tecnología. La organización del trabajo: quién tiene qué permisos, y los hábitos que nunca se escribieron. Es el mismo patrón que se repite en cada obligación nueva de facturación o reporting en Europa.
¿El Reglamento de IA aplica a una empresa pequeña?
Si usa IA que no construyó, sí: un chatbot, un filtro de CV, un asistente de escritura. Las obligaciones de transparencia del artículo 50 aplican desde el 2 de agosto de 2026. Las reglas de alto riesgo pasaron a diciembre de 2027 con el Reglamento (UE) 2026/1744.