As ferramentas de que precisa, sobre as licenças que já paga

Projeto de referência · cliente e setor omitidos de propósito

O que a estava a travar

Uma empresa de cerca de trinta pessoas, cheia de documentos, a crescer. Discos partilhados, folhas de cálculo e email, até o trabalho manual os apanhar: aprovações paradas quando alguém ia de férias, três folhas copiadas umas para as outras todas as semanas, uma pasta onde ninguém se orientava.

O que construímos

• Circuitos de aprovação que antes eram cadeias de email.
• Um registo que transformou a confusão dos discos partilhados em algo pesquisável.
• Registos que acompanham o trabalho sem ninguém manter uma folha de cálculo.
• Formulários e apoio de IA, para o arquivo repetitivo levar minutos.

Tudo sobre licenças que já tinham. Não se comprou software novo.

Como isto se vê

Uma das ferramentas verifica se um data room de due diligence contém aquilo que a disclosure letter diz conter. Compara pelo conteúdo dos ficheiros e não pelo nome, e lê datas de dentro das digitalizações. No dia a seguir a entrar ao serviço, o responsável do cliente fez cinco comparações sozinho e teve as cinco respondidas nesse dia.

A segunda nasceu de uma mensagem de voz numa segunda-feira: os números das parcelas deste pedido batem certo com as tabelas e os anexos? Nessa tarde já funcionava. Na primeira passagem por processos reais encontrou um erro que ninguém tinha visto, uma parcela listada duas vezes.

Um problema de manhã, uma ferramenta a funcionar à noite, e quinze dias depois usam-na sem nós.

Perguntas que me fazem